Om du vid revision ska få dra av dina utgifter för förflyttning i tjänsten krävs det verifikationer som styrker dina transporter med fordon. Det finns inga lagar som reglerar hur dessa verifikationer ska se ut. Begreppet ”körjournal” är ett som skatteverket anammat och valt som samlingsbegrepp på de loggfiler/verifikationer som ska styrka fordonets använding i tjänsten vid en kontroll av skatteverket.

Generellt kan sägas att skatteverket är betydligt mer noga med fordon som ägs av företaget än med privata fordon som används i tjänsten där man får ta ut s.k. skattefri milersättning. Ofta får man rådet från redovisningsbyråer att man bör helst äga fordonet privat som används i tjänsten. Detta för att det finns färre regler och blir enklare att följa bestämmelser från skatteverket. För många mindre företag kan det dock kännas märkligt att tvingas köpa ett fordon privat som är till för företaget enbart för att man ska kunna följa de överdrivet hårda krav som finns på dokumentation för fordon som ägs och framför i företaget.

Regler för körjournal
För att bena upp detta oerhört komplicerade nät av regler och direktiv skatteverket satt upp för fordon ägda av företaget s.k firmabilar börjar vi med att titta på reglerna som gäller för privatägt fordon som används i tjänst.

Att äga tjänstebilen privat
Det finns väldigt många fördelar med att äga bilen privat som används i tjänsten, så många att det skapas starka incitament för de flesta att äga fordonet företaget använder privat.

– Skatteverket bryr sig inte om hur mycket bilen/fordonet körts privat, dvs mil i körjournalen utan täckning/logger antas bara vara privata.
– Du får 18,5 kr/per mil i skattefri milersättning. Det mostvarar ca 30-40 kr per mil brutto.
– Du slipper oro vid revision, din skada blir begränsad då du enbart kan få godkänd eller icke godkänd körjournal. Konsekvenserna vid
icke godkänd körjournal blir att skattefri milersättning du tagit ut ska beskattas som lön.
– Du får inte dra av något som har med bilen framföring att göra. Tex, bensin, olja, sevice, däck. Tanken är att milersättning som
ger rätt till 18,5 kr/mil ska täcka dessa utgifter i relation till brukandet av fordonet.

Att äga firmabilen via företaget
Här är regelnätet så omfattande att det bör vara världens mest komlicerade regelverk som reglerar avdragsrätten för tjänstefordon som ägs av företaget. Sammanfattningsvis kan man säga att skatteverket inte skyr några som helst medel för att på olika sätt göra denna ägandeform av fordon oerhört komplicerad. Lite godbitar;

– Du får enbart använda ett fordon som ägs av företaget privat vid max tio körtillfällen per år och med en maximal
körsträcka på 100 mil per år.
– Om du vid revision har kört mer än 100 mil utan förklaring i körjournalen eller använt fordonet kortare sträcka än 100 mil men vid mer än 10 körtillfällen upptaxeras företaget för tjänstebilen. Dvs ett förmånsvärde räknas fram och läggs på förarens bruttolön. Arbetgivaren får betala arbetsgivaravgifter och föraren till bilen preliminärskatt på förmånsvärdet som upptas som bruttolön.
– Förmånsvärdet beräknas på ett sätt så att det alltid blir högt även om fordonet företaget äger är begagnat och värdelöst. Detta för att skatteverket alltid ska ha möjligthet till jackpot när man underkänner körjournaler. Generellt kan sägas att det lönar sig att välja dyr extrautrustning till bilen eftersom detta ofta har en liten del av förmånsvärdet.

En outtalad regel är att skatteverket granskar fordon som ägs av företaget betydligt hårdare än många andra punkter i bokföringen. Därför bör man undvika denna ”fälla”. Om man ändå bestämmer att äga fordonet via företaget gäller det att följa reglerna, fullt ut!