Det finns två sätt att föra körjournal idag.

1. Manuellt.
2. Elektroniskt förd körjournal som lagras digitalt.

En manuell körjournal förs oftast på färdiga blanketter som kan köpas i bokaffärer eller laddas ner från nätet. Du bör noggrannt kontrollera att den färdigtryckta blanketten är utformad så att alla uppgifter skatteverket efterfrågar finns med.

En elektronisk förd körjournal kopplas till bilen och dina resor registreras med automatik via gps. Adresser och kilometer finns med i mycket detaljerad utformning. När du vill printar du via dator ut körjournalen och lägger till uppgifter som saknas. Även här är det viktigt att kolla så den utprintade versionen innehåller alla de uppgifter som skatteverket kräver. Ofta är det bra att medföra en bärbar dator i fordonet för att kunna mobilt kunna hantera dina körjournaler. Problemet med bärbara datorer är batteritiden, den kan dock förbättras genom att byta laptopbatteri eller genom kablar till usb-laddning.

Jämförelse: manuell VS elektronisk körjournal
Att använda sig av en elektroniskt förd körjournal kan vara den enda praktiska möjligheten för många företag, men det finns även nackdelar. Nedan följer en jämförelse mellan de två metoderna att föra körjournaler, manuell vs elektroniskt.

1. Tidkrävande. Du vill använda så lite tid som möjligt att föra körjournal. VIlken metod är minst tidskrävande?
Elektronisk [rating=4]
Manuell [rating=2]

2. Möjlighet till att redigera på detaljnivå i journalen.
Elektronisk [rating=3]
Manuell [rating=5]

3. Mängden information som visas i körjournalen.
Elektronisk [rating=5]
Manuell [rating=3]

4. Informationens exakthet och detaljdjup.
Elektronisk [rating=5]
Manuell [rating=3]

5. Användbarhet vid körjournal för fordon som framförs helt i företaget, (ex taxi, ambulans).
Elektronisk [rating=5]
Manuell [rating=2]

Hur man för körjournal
Det saknas lagstiftning som kräver att man för körjournal.
Det är skatteverket som egenhändigt kräver att man  dokumenterar sina tjänsteresor, såkallad körjournal. Eftersom bevisbördan  ligger hos den skattskyldige krävs det i praktiken att man kan styrka tjänsteresor. I svensk rättpraxis är körjournalen i många fall ett avgörande bevis vid tvist med skatteverket om rätt till ersättning för utgifter för tjänstebil och tjänsteresor.En felaktigt förd körjournal enligt skatteverkets egna normer kan ibland vara tillräcklig i domstol när rätten till milersättning m.m bedöms. Skatteverkets och enskilda handläggares tolkning av hur en körjournal ska och bör se ut finner inte alltid gehör i domstolarnas utslag. För att förenkla för sig själv är det dock smarast att i möjligaste mån följa de normer och regeler som skatteverket satt upp för körjournaler.

Så ska en körjournal se ut enligt skatteverket
För att minimera risken att få körjournalen underkänd rekommenderar skatterverket att den ska innehålla följande uppgiter.

1. Körjournalen ska föras löpande.
2. Tjänsteresans ärende samt företag och personer du besökt.
3. Adresser för resornas start och slut.
4. Datum och mätarställning vid resans start och slut.
5. Resans omfattning i kilometer.
6. Mätarställning vid årets början och slut.

>> Exempel på hur godkänd körjournal kan se ut enligt skatteverket.

Viktigt om skatteverkets sätt att arbeta  
Ofta när skatteverket underkänner körjournaler underkänns hela körjournalen och samtliga uttag som gjorts ur bolaget för tjänsteresor/fordon. Detta trots att skatteverket är väl medvetna om att fordonet visst använts i tjänsten i stor utsträckning. Du döms dessutom att betala 40% i skattetillägg på det belopp skattemyndigeheten vill ha tillbaka. Som grädden på moset går skatteverket ibland tillbaka flera år i tiden och underkänner då allt på samma sätt, allt upp till handläggarens godtycklighet eftersom lagstiftning saknas på området. I praktiken kan handläggarna göra som de vill eftersom lagar saknas, hur sträng man vill vara varierar från fall till fall.

Du har väl inte missat några av nedanstående punkter?

1. Som ägare eller anställd i ett företag har du ofta en bil du använder i tjänsten. För att slippa att av skatteverket  upptaxeras för bilförmån måste du styrka att fordonet används privat vid maximalt tio olika körtillfällen per år, med en maximal körstäcka på sammanlagt 100 mil. Finns det luckor i körjournalen där några enstaka mil inte redovisats vid mer än tio tillfällen på ett år kan det få enorma konsekvenser. Se till att det i körjournalen finns redovisning för varenda kilometer bilen rullat.
2. Får du fri bensin/diesel till din tjänstebil är det viktigt med körjournal för att styrka vad du kört privat och inte. Det ser inte bra ut om du tankat hundratals liter bensin och fordonet på pappret verkar dra 5 liter/mil….
3. Kör du mer än 30000 kilometer per år i tjänsten med förmånsbil har du rätt till ett lägre förmånvärde.
4. Om du som ägare eller anställd använder en privat bil i tjänsten har du rätt till 18,5 kr i skattefri milersättning per mil. För att styrka dina skattefria uttag kräver skatteverket dokumentation, körjournal. Det är allmänt känt att skatteverket är mindre noggranna med körjournaler för privatägda fordon jämfört med fordon som ägs av företaget. Anledningen kan vara att det finns långt större summor att inkassera samt att ett långt svårare regelverk att följa gällande företagsägda fordon. Således större chanser för skatteverket att få in en jackpot.